The legal and practical issues in the regulations for servicing legal documentation notices to individual in Vietnam civil procedure

Abstract

To begin with, that the society and the economy are fastly developing precipitates a number of disputes necessary for settlements. Of dispute resolution methods including Mediation, Negotiation, Arbitration, and Court, Court is still a traditional method widely chosen by parties, which is evidenced by the increase in the quantities of cases over the years. However, given that the requirement of the society is the timely settlement, it has placed more pressure on court officers. The issuance, delivery, and announcement of procedural documents are three of the most important factors in the civil procedure. The requirement of this activity encompasses ensuring the time limit of the provisions for the proceedings and fully implementing the procedure, enabling parties to exercise their legal rights and obligations. However, shortcomings in the issuance, delivery, and announcement of procedural documents have not been resolved. In addition, in the context of the booming industrial revolution 4.0, the application of information technology and digitization has been placed on the procedure for issuing, serving and notifying procedural documents to create favorable conditions, saving time and costs for parties and Court. The article aims to analyze the current provisions of the Civil Procedure Code on the provision, delivery, and notification of procedural documents to individuals, thereby proposing certain recommendations to refine Vietnamese law in the given field.

Đặt vấn về

Trong nhiệm kỳ 2016-2020, các Tòa án đã thụ lý 2.433.631 vụ việc, đã giải quyết được 2.375.983 vụ việc, đạt tỷ lệ 97,6% (so với nhiệm kỳ trước, số vụ việc đã thụ lý tăng 624.551 vụ việc, đã giải quyết tăng 594.573 vụ việc) 1 . Số vụ việc mà Tòa án thụ lý liên tục tăng về số lượng và tính chất phức tạp. Trong đó, việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng yêu cầu phải đúng thời hạn, quy định pháp luật đã tạo áp lực rất lớn đối với cán bộ ngành Tòa án nhân dân, đặc biệt là Thư ký Tòa án. Bên cạnh đó, hoạt động cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng đòi hỏi người thực hiện phải có sự chuẩn bị về thời gian, thủ tục, biểu mẫu cũng như việc liên hệ với chính quyền địa phương để phối hợp thực hiện trên thực tế. Với số lượng vụ việc dân sự ngày càng tăng nhưng số lượng biên chế cán bộ không tăng đã làm cho hoạt động cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng của Toà án trở nên quá tải và hệ quả là một số lượng cán bộ ngành Tòa án nhân dân không còn phục vụ trong ngành 2 . Với tình hình như trên, việc đánh giá và hoàn thiện pháp luật về hoạt động cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cần phải được đặt ra và tìm hướng giải quyết.

Quy định pháp luật về cấp tống đạt văn bản tố tụng cho cá nhân

Theo Điều 170 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, sửa đổi bổ sung năm 2019 (sau đây gọi là BLTTDS), Tòa án có trách nhiệm thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự, những người tham gia tố tụng khác và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật. Các văn bản tố tụng phải được cấp, tống đạt, thông báo cho đương sự, những người tham gia tố tụng khác quy định tại Điều 171 BLTTDS. Thủ tục cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp cho cá nhân quy định tại Điều 177 BLTTDS. Với quy định trên, việc cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp cho cá nhân các văn bản tố tụng bao gồm hai phần: Địa chỉ của cá nhân và thủ tục cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp cho cá nhân.

Đối với địa chỉ của cá nhân, BLTTDS quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 177 BLTTDS. Theo đó, văn bản tố tụng phải được cấp, tống đạt, thông báo đến địa chỉ mà các đương sự đã gửi cho Tòa án theo phương thức đương sự yêu cầu hoặc địa chỉ mà các đương sự đã thỏa thuận và đề nghị Tòa án liên hệ theo địa chỉ đó. Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng đã chuyển đến nơi cư trú mới và đã thông báo cho Tòa án việc thay đổi nơi cư trú thì Tòa án phải cấp, tống đạt, thông báo theo địa chỉ nơi cư trú mới của họ. Nếu họ không thông báo cho Tòa án biết về việc thi hành án đổi địa chỉ nơi cư trú và địa chỉ nơi cư trú mới thì Tòa án thực hiện theo quy định tại Điều 179 và Điều 180 BLTTDS. Theo quy định trên, đương sự có quyền yêu cầu Tòa án cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng theo địa chỉ mà các đương sự đã cung cấp cho Tòa án và theo phương thức đương sự yêu cầu. Đương sự cũng có thể thỏa thuận địa chỉ và đề nghị Tòa án liên hệ theo địa chỉ đó.

Trước đây, theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự năm 2004, sửa đổi bổ sung năm 2011, Tòa án chỉ cấp, tống đạt, thông báo theo địa chỉ của đương sự được xác minh trên thực tế. Đó là nơi đương sự đang cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của họ (khi nộp đơn khởi kiện, nguyên đơn phải nộp kèm bản sao hộ khẩu hoặc giấy xác nhận tạm trú). Ngoài ra, cách thức cấp, tống đạt, thông báo đương sự không được yêu cầu. Hiện nay, BLTTDS đã cho phép đương sự thỏa thuận địa chỉ không cần phải là nơi đang cư trú và được yêu cầu phương thức cấp, tống đạt, thông báo. Như vậy để đảm bảo quyền riêng tư cá nhân của đương sự mà vẫn đảm bảo được trình tự tố tụng. Ví dụ: đương sự trong vụ án Ly hôn không muốn những người ở cùng trong khu phố biết vì lý do riêng tư, có thể thỏa thuận chọn một địa chỉ khác nơi đang cư trú (có thể là nhà một người bạn thân) và chọn cách thức cấp, tống đạt, thông báo qua đường bưu điện, thư điện tử.

Đối với thủ tục cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp cho cá nhân quy định tại tại khoản 2, khoản 4 và khoản 5 Điều 177 BLTTDS. Theo đó, trường hợp cá nhân đồng ý nhận văn bản trực tiếp thì phải ký nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận văn bản tố tụng. Trường hợp cá nhân từ chối nhận văn bản tố tụng thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản trong đó nêu rõ lý do của việc từ chối, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án. Trường hợp cá nhân vắng mặt thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản và giao cho người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự cùng nơi cư trú với họ hoặc tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc để thực hiện việc ký nhận hoặc điểm chỉ và yêu cầu người này cam kết giao lại tận tay ngay cho người được cấp, tống đạt, thông báo. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án [ 3 , trang 120]. Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo vắng mặt ở nơi cư trú mà không rõ thời điểm trở về hoặc không rõ địa chỉ nơi cư trú mới của họ thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản về việc không thực hiện được việc cấp, tống đạt, thông báo, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn; đồng thời, thực hiện thủ tục niêm yết công khai văn bản cần tống đạt. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án [ 3 , trang 121].

Ngoài ra, tại khoản 2 Điều 175 BLTTDS, quy định trường hợp việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng qua dịch vụ bưu chính thì phải thực hiện bằng thư bảo đảm và có xác nhận của người nhận văn bản tố tụng. Văn bản có xác nhận phải được chuyển lại cho Tòa án. Thời điểm để tính thời hạn tố tụng là ngày họ xác nhận đã nhận được văn bản tố tụng do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến [ 3 , trang 121-122].

Ngày nay, khi khoa học kỹ thuật phát triển, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cũng đã được pháp luật ghi nhận và quy định tại Điều 176 BLTTDS. Đồng thời, việc cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử đã được cụ thể hóa bằng Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP ngày 30.12.2016 hướng dẫn thi hành một số quy định của Bộ luật tố tụng dân sự số 92/2015/QH13, Luật tố tụng hành chính số 93/2015/QH13 về gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử. Theo đó, thủ tục cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử các văn bản tố tụng thực hiện gồm các bước sau:

Thứ nhất, người khởi kiện, người tham gia tố tụng đăng ký nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo phải nộp trực tiếp tại Tòa án đơn đăng ký theo mẫu được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Thứ hai, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp đơn, người nộp đơn sẽ nhận được thông báo bằng văn bản của Tòa án về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đơn đăng ký. Trường hợp không được Tòa án chấp nhận, người nộp đơn căn cứ thông báo của Tòa án để sửa đổi, bổ sung đơn đăng ký. Trường hợp được Tòa án chấp nhận, người nộp đơn căn cứ vào thông báo của Tòa án về tài khoản giao dịch để đổi mật khẩu tài khoản giao dịch đã được cấp lần đầu để bảo đảm an toàn, bảo mật [ 4 , điều 12]. Tài khoản giao dịch điện tử mà Tòa án cấp cho người khởi kiện, người tham gia tố tụng sẽ hết hiệu lực sử dụng sau 06 tháng kể từ ngày ban hành bản án, quyết định xét xử, giải quyết vụ án dân sự.

Thứ ba, văn bản tố tụng do Tòa án ban hành theo quy định của pháp luật tố tụng phải được Tòa án gửi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký của người khởi kiện, người tham gia tố tụng trong thời hạn pháp luật quy định.

Thứ tư, sau khi nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo, người khởi kiện, người tham gia tố tụng có trách nhiệm gửi thông báo đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án về việc đã nhận được thông điệp dữ liệu điện tử [ 4 , điều 18].

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng có trách nhiệm tiếp nhận, thực hiện các nội dung, yêu cầu ghi trên văn bản tố tụng của Tòa án trong thời hạn quy định; thường xuyên kiểm tra thư điện tử đã đăng ký với Tòa án, đăng nhập tài khoản giao dịch điện tử để tra cứu, xem, in, sử dụng thông điệp dữ liệu điện tử đã gửi, nhận khi tài khoản của họ còn hiệu lực sử dụng. Người khởi kiện, người tham gia tố tụng tự chịu trách nhiệm trong trường hợp không thực hiện việc đăng nhập, tiếp nhận, thực hiện các nội dung, yêu cầu ghi trên văn bản tố tụng của Tòa án.

Những bất cập trong quy định về cấp tống đạt văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng là cá nhân

Về việc điểm chỉ, ký tên trong việc nhận văn bản tố tụng trực tiếp:

Hiện nay, việc người tham gia tố tụng trong vụ việc dân sự không biết chữ vẫn còn, nhất là những địa phương mà dân trí có trình độ thấp. Việc pháp luật quy định cho người tham gia tố tụng có quyền thể hiện ý chí bằng việc ký tên hoặc điểm chỉ là hết sức cần thiết và hợp lý khi họ xác nhận việc đã nhận được văn bản tố tụng.

Tuy nhiên, khoản 1 Điều 175 và khoản 2 Điều 177 BLTTDS chỉ quy định người được cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng phải ký nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận mà không quy định quyền điểm chỉ cho người tham gia tố tụng là chưa hợp lý. Điều này đồng nghĩa với việc khi nhận văn bản tố tụng trực tiếp thì người tham gia tố tụng phải ký nhận mà không có quyền điểm chỉ. Trong khi đó, nếu người tham gia tố tụng không biết chữ, họ không thực hiện được hoạt động này. Mặt khác, theo quy định của BLTTDS, các biên bản giao nhận văn bản tố tụng phải được lưu vào hồ sơ vụ án để làm cơ sở xác định việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng của Tòa án là chính xác, đúng quy định. Do đó, quy định về ký nhận vào sổ giao nhận của người tham gia tố tụng là không khả thi và không thực hiện được trên thực tế.

Đối với khoản 3 Điều 177 BLTTDS, khi người được cấp, tống đạt, thông báo đã chuyển đến nơi cư trú mới và thông báo cho Tòa án biết thì đương sự nhận văn bản tố tụng phải ký nhận hoặc điểm chỉ theo quy định tại khoản 1 Điều 175 BLTTDS. Như vậy, khi đương sự thay đổi địa chỉ nơi cư trú mới thì họ có thêm quyền được điểm chỉ khi được cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng. Tương tự, tại khoản 5 Điều 177 BLTTDS quy định việc người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự cùng nơi cư trú với đương sự hoặc tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc có quyền ký nhận hoặc điểm chỉ khi nhận thay văn bản tố tụng và cam kết giao lại cho người tham gia tố tụng. Điều này cho thấy có sự không thống nhất trong quy định về quyền ký tên hoặc điểm chỉ của người tham gia tố tụng khi họ được cấp, tống đạt, thông báo văn bản trực tiếp [ 5 , trang 30].

Hiện nay, một số đương sự, người tham gia tố tụng có đầy đủ năng lực hành vi dân sự nhưng bị khiếm khuyết cơ thể không thể ký tên, điểm chỉ (ví dụ bị cụt hai bàn tay) hoặc khuyết tật nghe nói hoặc khuyết tật nhìn tham gia tố tụng nhưng BLTTDS chưa có quy định về cách thức tống đạt cho các chủ thể trên, gây ra sự lúng túng cho cơ quan tiến hành tố tụng khi áp dụng pháp luật.

Về yêu cầu xác nhận đối với biên bản cấp, tống đạt, thông báo:

Hiện nay, khi Tòa án gửi văn bản tố tụng qua đường bưu điện mà người tham gia tố tụng không đến tham gia tố tụng thì Tòa án phải cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp hoặc thực hiện thủ tục niêm yết công khai. Trường hợp người tham gia tố tụng trực tiếp ký nhận hoặc điểm chỉ vào biên bản giao nhận hoặc sổ giao nhận văn bản tố tụng thì thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 175 BLTTDS. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có Thẩm phán yêu cầu biên bản tống đạt trực tiếp phải được xác nhận của UBND hoặc Công an xã, phường nơi đến tống đạt. Điều này buộc người thực hiện việc tống đạt, sau khi người tham gia tố tụng ký tên hoặc điểm chỉ vào biên bản giao nhận, phải trở lại UBND hoặc Công an xã, phường để xin xác nhận.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 175 BLTTD, khi cá nhân từ chối nhận văn bản tố tụng thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng phải lập biên bản trong đó nêu rõ lý do của việc từ chối, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có quy định cụ thể và thống nhất về việc xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn chỉ cần có chữ ký xác nhận vào biên bản hay là vừa phải ký xác nhận vừa phải có con dấu xác nhận của UBND hoặc Công an (vì chỉ có Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, Trưởng, Phó Công an mới có thẩm quyền ký tên và đóng dấu xác nhận).

Về vấn đề này có hai quan điểm như sau:

Quan điểm thứ nhất: Việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho cá nhân dù là ký hoặc điểm chỉ trực tiếp cần phải có xác nhận của UBND hoặc Công an địa phương 6 . Phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng này yêu cầu và có ý nghĩa: (i) người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng phải thực hiện trực tiếp; (ii) đại diện UBND hoặc Công an xác nhận việc cấp, tống đạt, thông báo là đúng người; (iii) UBND hoặc Công an giám sát hoạt động cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng của người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo; (iv) tính pháp lý của biên bản tống đạt được khẳng định 7 . Trường hợp đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, đại diện cơ quan địa phương ký xác nhận vào biên bản và được đóng dấu. Mục đích của yêu cầu này là đảm bảo cho việc người ký xác nhận vào biên bản đúng là đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn.

Quan điểm thứ hai: Trước đây, vì chưa có thừa phát lại nên Thư ký Tòa án phải thực hiện việc tống đạt giấy tờ, thông báo cho đương sự. Ủy ban Thẩm phán TAND TP.HCM hướng dẫn việc tống đạt phải có xác nhận của chính quyền địa phương để thể hiện sự khách quan. Hiện nay, các văn phòng thừa phát lại thực hiện việc tống đạt nên không cần phải có xác nhận của chính quyền địa phương bằng con dấu, việc tống đạt không trái với quy định của Bộ luật tố tụng Dân sự được coi là hợp lệ 8 . Hơn nữa, Thư ký Tòa án, Thừa phát lại, Kiểm sát viên, Chấp hành viên là những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định và được tuyển chọn gắt gao thông qua các kỳ thi tuyển và thường xuyên được tập huấn các kỹ năng, nghiệp vụ. Do đó, việc họ tống đạt trực tiếp cho cá nhân và cá nhân đã ký tên hoặc điểm chỉ là đủ để thể hiện việc cấp, tống đạt, thông báo là hợp lệ, việc xác nhận của UBND hoặc Công an địa phương là không cần thiết 9 .

Về cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng qua dịch vụ bưu chính:

Theo khoản 2 Điều 175 BLTTDS, việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng qua dịch vụ bưu chính phải bằng thư bảo đảm và có xác nhận của người nhận văn bản tố tụng. Tuy nhiên, phương thức cấp, tống đạt này trên thực tế ít được áp dụng vì những lý do sau:

Thứ nhất, các phiếu gửi theo mẫu của bưu chính hiện nay áp dụng cho mọi đối tượng yêu cầu dịch vụ. Vì vậy, trong phiếu gửi, Tòa án chỉ có thể ghi thông tin rất hạn chế về văn bản tố tụng tại phần “Nội dung bưu gửi” như: Giấy triệu tập; Thông báo thụ lý; Quyết định xét xử … mà không thể ghi các thông tin chi tiết về văn bản tố tụng như: số hiệu, ngày tháng ban hành cũng như thời gian triệu tập, mời đương sự, người tham gia tố tụng khác, đồng thời không có mục yêu cầu nhân viên bưu điện phải giao tận tay cho người được tống đạt. Do đó, trong phiếu báo phát mà bưu chính chuyển về cho Tòa án khi gửi thành công chỉ thể hiện đã chuyển phát văn bản tố tụng là giấy triệu tập, giấy mời, bản án, quyết định hay tài liệu khác. Điều này dẫn đến việc Tòa án không thể sử dụng phiếu báo phát này như biên bản tống đạt do còn thiếu nhiều thông tin.

Thứ hai, nhân viên bưu điện khi phát thư bảo đảm đến người nhận thì không kiểm tra chứng minh nhân dân và yêu cầu ký tên ghi rõ họ tên. Do đó, khó có thể xác nhận văn bản tố tụng đã được gửi đến đúng người, nhiều trường hợp Tòa án phát hiện chữ ký trong phiếu báo phát khác với chữ ký của đương sự tại các biên bản hòa giải thì đương sự khai nhận do người nhà ký thay vào phiếu báo phát. Lẽ ra, việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng qua đường bưu điện là một quy định hết sức thuận tiện, tiết kiệm được thời gian, công sức của người tiến hành tố tụng lẫn đương sự. Tuy nhiên, khi áp dụng thì còn nhiều hạn chế do những lý do vừa nêu.

Về cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử:

Việc cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử là một trong các phương thức cấp, tống đạt, thông báo hiện đại trong chiến lược cải cách tư pháp nhưng ít được áp dụng với các lý do:

Thứ nhất, theo NQ 04/2016/NQ-HĐTP thì phương thức này chỉ được áp dụng khi đương sự chủ động trong việc đăng ký sử dụng thì Tòa án mới có thể cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử. Đồng thời, thủ tục về việc đăng ký vẫn còn tương đối khó khăn và chưa thể thực hiện hoàn toàn trực tuyến khi mà đương sự phải trực tiếp đến Tòa án để xác thực thông tin đăng ký thì Tòa án mới có thể cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử cho họ được. Đồng thời, hiện nay vẫn chưa có quy định hướng dẫn cho trường hợp người khởi kiện, người tham gia tố tụng đã đăng ký thành công việc được cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử thì Tòa án có cần phải cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp cho họ nữa hay không.

Thứ hai, là vấn đề hạ tầng kỹ thuật. Hiện nay trên website của Tòa án nhân dân tối cao vẫn chưa có biểu mẫu đăng ký cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử. Cổng thông tin điện tử của Tòa án hiện nay chủ yếu chỉ để sử dụng liên lạc, báo cáo giữa các Tòa án với nhau và do bộ phận Văn phòng quản lý. Do đó, nếu Thẩm phán hoặc Thư ký Tòa án muốn thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử phải thông qua bộ phận văn phòng, làm cho việc cấp, tống đạt, thông báo không phát huy hiệu quả.

Thứ ba, việc cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử không đạt được kết quả như ý trong trường hợp đương sự vì lý do bất khả kháng không thể kiểm tra và nhận được thông điệp dữ liệu điện tử của Tòa án. Ví dụ: đương sự đi công tác đến vùng hẻo lánh không có internet, tài khoản đăng nhập của đương sự bị hack.

Về cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự tại trụ sở Tòa án:

Trường hợp đương sự là cá nhân đến trụ sở Toà án để nhận văn bản tố tụng thì người thực hiện việc tống đạt giao văn bản tố tụng cho họ. Tuy nhiên, biện pháp tống đạt, thông báo văn bản tố tụng này có những hạn chế như sau:

Thứ nhất, Tòa án không thể cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng khi chưa đảm bảo về thời hạn do luật định. Chẳng han, khi đương sự là cá nhân nhận được Thông báo thụ lý vụ án thì Tòa án không thể cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng khác khi họ có 15 ngày để phản hồi về việc Tòa án thụ lý vụ án. Về nguyên tắc, Tòa án chỉ có thể tống đạt Giấy triệu tập hoặc Thông báo về phiên họp tiếp cận việc công khai chứng cứ và hòa giải khi đương sự nộp văn bản ý kiến phản hồi Thông báo thụ lý vụ án. Tương tự, khi đương sự tham gia hoạt động hòa giải vụ án, có thể được tống đạt Thông báo đo vẽ, Thông báo định giá hoặc Quyết định đưa vụ án ra xét xử hoặc Quyết định hoãn phiên tòa khi Tòa án hoãn phiên tòa.

Thứ hai, đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng hoặc nhận văn bản tố tụng nhưng từ chối ký vào biên bản giao nhận. BLTTDS và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa quy định về trường hợp này và có nhiều quan điểm về quy định trên.

Quan điểm thứ nhất cho rằng, nên xem việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng hoặc nhận văn bản tố tụng nhưng từ chối ký vào biên bản giao nhận tại Tòa án là hành vi đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS.

Quan điểm thứ hai cho rằng, trong trường hợp này, cán bộ Tòa án phải lập biên bản và phải có xác nhận của người chứng kiến bằng chữ ký hoặc yêu cầu Kiểm sát viên cùng cấp chứng kiến và ký xác nhận. Nếu không có người chứng kiến thì cán bộ Tòa án lập biên bản về việc không tiến hành tống đạt được văn bản tố tụng 10 .

Quan điểm của nhóm tác giả cho rằng, quan điểm thứ nhất phù hợp hơn với quy định của pháp luật tố tụng dân sự hiện hành nhưng lại không hợp lý khi xử lý tình huống; quan điểm thứ hai hợp lý khi xử lý tình huống nhưng pháp luật lại không quy định rõ về trường hợp này.

Kiến nghị hoàn thiện

Từ những vướng mắc, bất cập đã phân tích trên, nhóm tác giả đưa ra 02 nhóm kiến nghị cụ thể để hoàn thiện quy định pháp luật về cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng là cá nhân, gồm: (i) các kiến nghị về sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật; (ii) nhóm các kiến nghị áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật hiện đại.

Kiến nghị sửa đổi, bổ sung quy định của pháp luật

Thứ nhất, đối với việc ký tên, điểm chỉ khi người tham gia tố tụng là cá nhân nhận văn bản tố tụng trực tiếp cần sửa đổi khoản 1 Điều 175 và khoản 2 Điều 177 BLTTDS theo hướng bổ sung quyền điểm chỉ của người nhận văn bản tố tụng. Đối với đương sự là người bị khuyết tật hoặc khiếm khuyết cơ thể không thể ký tên hoặc điểm chỉ nên áp dụng tương tự quy định tại điểm c khoản 2 Điều 189 BLTTDS [ 5 , trang 52]. Theo đó, người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng phải trực tiếp chuyển giao cho người được cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng có liên quan. Người được cấp, tống đạt, thông báo phải ký nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận văn bản tố tụng. Trong trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo là cá nhân nhưng không biết chữ, người khuyết tật nhìn, người không thể tự mình ký nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận văn bản tố tụng thì phải có người có đủ năng lực tố tụng dân sự làm chứng. Người làm chứng phải ký xác nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận văn bản tố tụng.

Thứ hai, đối với việc xác nhận trong biên bản cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng, nhóm tác giả ủng hộ quan điểm không cần phải có xác nhận và con dấu của UBND hoặc Công an xã phường tại địa phương thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng. Bởi vì, trong các quy định về thẩm quyền của UBND và Công an không có quy định về xác nhận nội dung này. Những người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng là những người đã qua đào tạo và hiểu rõ hậu quả pháp lý của việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng không đúng cũng như việc bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự khi tham gia tố tụng. Việc xác nhận của UBND hoặc Công an tốn kém thời gian, không áp dụng thống nhất trong ngành Tòa án và có thể không được UBND hoặc Công an chấp nhận do không đúng thẩm quyền, không có chữ ký mẫu của đương sự hoặc UBND chỉ đồng ý xác nhận nhưng là xác nhận chữ ký của đại diện tổ dân phố chứ không xác nhận nội dung biên bản. Đó là chưa kể, cán bộ tư pháp địa phương, đại diện tổ dân phố, Công an xã phường, thị trấn không thể trực tiếp xác nhận việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự tại nơi cư trú vì họ phải thực hiện nhiệm vụ của mình do đơn vị giao.

Thứ ba, bổ sung quy định đối với phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự tại trụ sở Tòa án. Theo nhóm tác giả, khi đương sự không đồng ý nhận hoặc ký nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận văn bản tố tụng thì cán bộ Tòa án tiến hành lập biên bản có sự xác nhận của cán bộ Tòa án khác không tham gia giải quyết vụ việc dân sự hoặc đại diện Viện kiểm sát. Đây cũng là quan điểm được trình bày trong Tập bài giảng đào tạo nghiệp vụ thư ký Tòa án của Học viện Tòa án thuộc Tòa án nhân dân tối cao.

Kiến nghị áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật hiện đại

Trong sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, một số hệ thống Tòa án trên thế giới đã áp dụng phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng có hiệu quả và nhanh chóng. Chẳng hạn, hệ thống Tòa án liên bang Úc đã xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống Tòa án điện tử (eCourt) 11 , Trung Quốc thí điểm thành lập Tòa án trực tuyến xét xử các vụ án tại Hàng Châu, Bắc Kinh và Quảng Châu 12 . Tại Việt Nam, việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng bằng phương tiện điện tử đã được quy định tại NQ 04/2016/NQ-HĐTP. Đây là cơ sở pháp lý để xây dựng, phát triển việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng và xét xử trực tuyến sau này. Theo nhóm tác giả, Tòa án nhân dân tối cao nên xây dựng ứng dụng “Tòa án trực tuyến” phát triển trên cơ sở dữ liệu và website của Tòa án nhân dân tối cao, trong đó có ứng dụng cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng.

Kiến nghị này dựa trên các yếu tố đang có nhiều thuận lợi sau:

Thứ nhất, hiện nay, hầu hết người dân đều có điện thoại thông minh và mạng di động hoạt động 24/24, việc sử dụng các ứng dụng (app) điện thoại cũng trở nên phổ biến. Đồng thời, cùng với việc Nhà nước đang đẩy mạnh thực hiện việc cấp căn cước công dân có gắn chip thì việc định danh đối với đương sự và xác thực tài khoản trên website và ứng dụng “Tòa án trực tuyến” cũng trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Cụ thể, khi đăng ký tài khoản thì đương sự cần nộp đính kèm bảng scan căn cước công dân, đơn yêu cầu có chữ ký trên hệ thống. Sau đó, cán bộ Tòa án có thể xác thực thông tin qua mã QR code phía đầu căn cước công dân.

Thứ hai, khi Tòa án cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng, cán bộ Tòa án chỉ cần scan văn bản (định dạng *.pdf) và gửi cho đương sự. Việc áp dụng phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng này vừa tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian, thủ tục tống đạt, vừa nâng cao hiệu quả giải quyết vụ việc dân sự. Tương ứng với việc Tòa án cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử, đương sự sẽ nhận được thông báo gần như ngay lập tức qua ứng dụng trên điện thoại và có thể phản hồi thông tin đã nhận được cho Tòa án bằng ứng dụng (app) điện thoại đã cài đặt. Đương sự vẫn được bảo lưu quyền nhận văn bản tố tụng (dạng văn bản giấy) nếu có yêu cầu. Điều này vừa đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin riêng tư cho đương sự, tính kịp thời trong việc nhận, phản hồi thông tin để đương sự thực hiện quyền và nghĩa vụ tố tụng của mình; vừa đảm bảo cho việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng của Tòa án hiệu quả.

KẾT LUẬN

Hoạt động cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng là một trong những hoạt động hết sức quan trọng trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự tại Tòa án. Hoạt động này góp phần bảo đảm cho vụ việc dân sự được tiến hành đúng thời hạn, thủ tục tố tụng, để từ đó đương sự có cơ sở thực hiện đầy đủ những quyền và nghĩa vụ tố tụng của mình. Tuy nhiên, các quy định hiện hành của BLTTDS về cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng đối với cá nhân vẫn còn tồn tại một số bất cập dẫn đến việc thực hiện trên thực tế gặp nhiều khó khăn.

Trước hết, đối với những bất cập của quy định pháp luật, cần phải sửa đổi khoản 1 Điều 175 và khoản 2 Điều 177 BLTTDS theo hướng bổ sung quyền điểm chỉ của người nhận văn bản tố tụng. Bên cạnh đó là việc bổ sung quy định về cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự tại trụ sở Tòa án. Cùng với đó, việc ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể đối với biên bản tống đạt có yêu cầu hoặc không yêu cầu xác nhận và con dấu của UBND hoặc Công an xã phường là hết sức cần thiết để bảo đảm tính thống nhất của việc áp dụng.

Bên cạnh đó, trước sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc áp dụng phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử, cụ thể xây dựng và phát triển ứng dụng “Tòa án trực tuyến” là vấn đề cần được cân nhắc vì những thuận lợi trong quá trình thực hiện Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia, cũng như việc tiếc kiệm thời gian, công sức và chi phí cho đương sự, Tòa án.

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BLTTDS: Bộ luật Tố tụng Dân sự số 92/2015/QH13 năm 2015, sửa đổi bổ sung năm 2019.

NQ 04: Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP ngày 30.12.2016.

TAND: Tòa án nhân dân

UBND: Ủy ban nhân dân

XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

Bài viết này chỉ phản ánh quan điểm cá nhân của nhóm tác giả, không phản ánh và/hoặc đại diện cho quan điểm của Khoa Luật – Trường Đại học Kinh tế - Luật – Đại học Quốc gia Thành Phố Hồ Chí Minh; Tòa án nhân dân cấp cao tại Thành Phố Hồ Chí Minh; Đoàn luật sư Thành Phố Hồ Chí Minh.

ĐÓNG GÓP CỦA CÁC TÁC GIẢ

Tác giả Mai Hoàng Phước chịu trách nhiệm nội dung: 1. Đặt vấn đề; 2. Quy định pháp luật về cấp tống đạt văn bản tố tụng cho cá nhân; 4. Kiến nghị hoàn thiện.

Tác giả Phan Thanh Hưng chịu trách nhiệm nội dung: 3. Những bất cập trong quy định về cấp tống đạt văn bản tố tụng cho người tham gia tố tụng là cá nhân; 5. Kết luận.